Algemene voorwaarden

Vanwege de gevolgen van het coronavirus, hebben wij helaas moeten besluiten dat Kindervakantieweek 2020 niet door kan gaan.


Deze algemene voorwaarden (voor de extra hulp) zijn opgesteld door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek en treden in werking per 6 maart 2020.

Algemeen:

  • Elk jaar organiseert Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in de laatste week van de zomervakantie een gezellige week voor de kinderen uit groep 3 tot en met groep 8. Kindervakantieweek Hilvarenbeek vindt plaats in de bossen bij de trimbaan aan het Groot Loo. Tijdens Kindervakantieweek gaan de kinderen onder meer hutten bouwen, feesten, knutselen en bosspellen spelen. Het programma duurt elke dag van ongeveer 10.00 uur tot en met 16.00 uur.
  • Kindervakantieweek Hilvarenbeek is afhankelijk van veel vrijwilligers. Elk jaar kunnen we heel wat hulp gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan helpen bij het opbouwen en afbreken van Kindervakantieweek, helpen in de keuken of de materialentent of helpen als spelbegeleider, EHBO’er of gastgezin.
  • Als je ergens tegenaan loopt of als je andere vragen hebt, kun je tijdens Kindervakantieweek altijd iemand van de staf aanspreken. Dit kan voor zowel grote als kleine problemen. Graag zelfs! We zullen dan samen naar een passende oplossing zoeken. Heb je, voorafgaand aan Kindervakantieweek, nog vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.
  • Met het inschrijven als leider geef je Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming om de volgende gegevens op te slaan: (a) je naam, woonadres, e-mailadres en telefoonnummer; (b) je geboortedatum. De gegevens bij (a) worden verzameld om contact met je te kunnen opnemen. De gegevens bij (b) worden verzameld ten behoeve van het maken van de vrijwilligersindeling. Je gegevens worden tot en met 1 juni 2021 bewaard op een beveiligde database (met twee-factor-authenticatie). Daarna worden je gegevens vernietigd. Indien gewenst kun je altijd je gegevens inzien en/of je gegevens eerder laten verwijderen. Neem daarvoor contact met ons op via kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Aansprakelijkheid:

  • Deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek is geheel op eigen risico. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies en/of diefstal van kleding of persoonlijke bezittingen.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is beperkt aansprakelijk voor letsel en/of blijvende invaliditeit als gevolg van deelname aan het evenement voor zover deze schade niet is ontstaan door grove roekeloosheid of opzet door (vrijwilligers van) de stichting. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in het onderhavige geval uitkeert.

Zorg en veiligheid:

  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt tijdens het evenement voor voldoende drinken (water en ranja) en tussendoortjes. Vrijwilligers dienen zelf te zorgen voor een lunch.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt voor een veilige omgeving voor de deelnemende kinderen. Deze omgeving behoudt zich tot het door de stichting aangegeven gebied.
  • Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag worden niet getolereerd. Kindervakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers. Wij gaan ervan uit dat iedereen elkaar met respect behandelt. Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een vrijwilliger de verdere deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek te ontzeggen. Ernstig gedrag wordt aangemerkt als: bedreiging en/of gebruik van geweld, het bewust verwonden/letsel toebrengen aan deelnemers of vrijwilligers, bewust aanbrengen van schade/vernielingen, wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld en onzedelijk betasten en/of aanranden (zie ook de Gedragscode voor vrijwilligers).
  • Je handelen tijdens de taken die je uitvoert als vrijwilliger is in lijn met de gedragscode voor vrijwilligers die is opgesteld door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek. Met je inschrijving als vrijwilliger geef je aan kennis te hebben genomen van de gedragscode en deze te accepteren (zie Gedragscode voor vrijwilligers).
  • Wanneer je als vrijwilliger te maken krijgt met een vorm van ongewenst gedrag (van andere vrijwilligers, van kinderen of van ouders) kun je terecht bij de vertrouwenspersonen van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek (Ilse van Trier en Milou Uytdewilligen). Je kunt de vertrouwenspersonen aanspreken tijdens het evenement of contact met ze opnemen via vertrouwenkvwhilvarenbeek@gmail.com. Enkel de vertrouwenspersonen hebben toegang tot het account van het e-mailadres vertrouwenkvwhilvarenbeek@gmail.com. De vertrouwenspersonen gaan vertrouwelijk om met informatie over vrijwilligers en zullen zoeken naar een oplossing voor de probleemsituatie.
  • Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijde door zowel de kinderen als de vrijwilligers te worden opgevolgd.

Slecht weer:

  • Als je van de staf niets te horen krijgt, dan wordt er gewoon van je verwacht dat je ’s ochtends aanwezig bent op de afgesproken tijd. Kindervakantieweek kan best wel tegen een beetje regen. Als het weer te slecht is, hoor je van de staf wat we dan gaan doen.
  • De staf heeft een noodplan klaarliggen voor het geval we in een korte tijd alle kinderen moeten evacueren. In geval van calamiteiten dien je de aanwijzingen van de staf op te volgen.

Ziekte:

  • Mocht je ziek zijn tijdens Kindervakantieweek, is dat natuurlijk ontzettend balen! Meld je altijd af als je ziek bent of onverhoopt niet kunt komen. Dit kan door een e-mail te sturen naar kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Roken:

  • In verband met bosbrandgevaar is het enkel toegestaan om te roken bij de keuken (en enkel tijdens de koffie- en theemomenten).

Vernieling:

  • Het is de bedoeling dat alle materialen heel blijven. Dus ook de spelmaterialen en het bosinterieur. Zorg er ook voor dat de kinderen alles heel houden.

Telefoongebruik:

  • Kindervakantieweek staat in het teken van het plezier van de kinderen. Probeer zodoende het eigen telefoongebruik tot een minimum te beperken.
  • Zelf foto’s of video’s van de kinderen maken en/of delen via social media is verboden. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek heeft eigen fotografen die gedurende Kindervakantieweek foto’s maken. Deze foto’s zullen na afloop van Kindervakantieweek 2020 met de vrijwilligers worden gedeeld (zie kopje ‘PR’).

PR:

  • Met het inschrijven als vrijwilliger geef je Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming dat er tijdens Kindervakantieweek door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek foto’s en andere beeldopnames van jou als vrijwilliger gemaakt mogen worden. Je gaat ermee akkoord dat de foto’s na afloop van Kindervakantieweek 2020 op de website van Kindervakantieweek Hilvarenbeek geplaatst mogen worden. De desbetreffende webpagina is beveiligd met een wachtwoord dat enkel de ouders van deelnemende kinderen en de vrijwilligers van Kindervakantieweek 2020 ontvangen. Je gaat er tevens mee akkoord dat we foto’s en andere beeldopnames openbaar mogen plaatsen en/of delen op onze website, Facebookpagina en Instagrampagina. We gebruiken daarbij geen foto’s waarbij de gezichten van kinderen en vrijwilligers herkenbaar zijn. Bij de foto’s van de kinderen en de vrijwilligers worden ook nooit namen vermeld. Indien je om bepaalde redenen bezwaar hebt tegen onze werkwijze rondom het maken van foto’s en andere beeldopnames, kun je contact met ons opnemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Slotbepaling:

  • Indien zich een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan zal het bestuur van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in deze een bindend besluit nemen naar de geest van deze algemene voorwaarden.