Algemene voorwaarden

Vanwege de gevolgen van het coronavirus, hebben wij helaas moeten besluiten dat Kindervakantieweek 2020 niet door kan gaan.


Deze algemene voorwaarden (voor de leiders) zijn opgesteld door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek en treden in werking per 6 maart 2020.

Algemeen:

  • Elk jaar organiseert Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in de laatste week van de zomervakantie een gezellige week voor de kinderen uit groep 3 tot en met groep 8.
  • Je bent vrijdag 19 juni aanwezig bij de leiding-introductieavond. Tijdens deze gezellige avond leer je de andere leiders (beter) kennen, maar krijg je ook informatie over de week. Verder worden deze avond de (informatie)posters uitgedeeld, die je later persoonlijk zal afgeven bij de kinderen uit jouw groep.
  • Alle kinderen krijgen voorafgaand aan Kindervakantieweek een (informatie)poster met daarop de groepsindeling, dagprogramma’s en andere praktische weetjes. Die poster breng je, samen met je medeleider(s), rond bij alle kinderen uit je groep. Dit doe je in de laatste weken voor de zomervakantie.
    Kinderen hechten er veel waarde aan om even persoonlijk kennis te maken. Voor sommige kinderen is Kindervakantieweek namelijk erg spannend. Bel even aan, stel je voor en neem met de kinderen en ouders de praktische informatie door.
    Mocht je voor de zomervakantie écht niet kunnen, neem dan even telefonisch contact op met alle kinderen uit je groep en spreek af wanneer je langskomt. Zo zitten de kinderen en ouders niet onnodig in onzekerheid. Tevens is het prettig voor de staf aangezien wij elk jaar veel telefoontjes van ouders krijgen met de vraag in welke groep hun kind zit.
  • Je bent zondag 16 augustus aanwezig bij de leiding-informatieavond. Tijdens deze avond zullen we de laatste informatie over Kindervakantieweek met je doornemen.
  • Kindervakantieweek Hilvarenbeek vindt plaats op de trimbaan aan het Groot Loo. We verzamelen elke ochtend bij de parkeerplaats van voetbalvereniging Hilvaria en we vertrekken vervolgens gezamenlijk op de fiets naar de trimbaan aan het Groot Loo. Op de (informatie)poster staat hoe laat we elke dag vertrekken. Zorg dat je elke dag zeker een kwartier van tevoren aanwezig bent.
    Op maandag vinden wij het prettig als je een half uurtje van tevoren aanwezig bent. Je kunt dan weer even kennis maken met je groep, je herkenningsteken uitdelen en vragen van ouders beantwoorden.
  • ’s Middags bij terugkomst blijf je bij je groep totdat elk kind naar huis is. De dag is dan echter nog niet afgelopen. Elke dag hebben we een bespreking over het verloop van die dag en over het verloop van de volgende dag. Deze bespreking vindt direct na afloop van de dag plaats in de kantine van Hilvaria. Alle leiders moeten hierbij aanwezig zijn!
  • Als je ergens tegenaan loopt of als je andere vragen hebt, kun je tijdens Kindervakantieweek altijd iemand van de staf aanspreken. Dit kan voor zowel grote als kleine problemen. Graag zelfs! We zullen dan samen naar een passende oplossing zoeken. Heb je, voorafgaand aan Kindervakantieweek, nog vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.
  • Met het inschrijven als leider geef je Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming om de volgende gegevens op te slaan: (a) je naam, woonadres, e-mailadres en telefoonnummer; (b) je geboortedatum; (c) bijzonderheden met betrekking tot je gezondheid. De gegevens bij (a) worden verzameld om contact met je te kunnen opnemen. De gegevens bij (b) worden verzameld ten behoeve van het maken van de groepsindeling. De gegevens bij (c) worden verzameld om je veiligheid en gezondheid te waarborgen tijdens Kindervakantieweek. Je gegevens worden tot en met 1 juni 2021 bewaard op een beveiligde database (met twee-factor-authenticatie). Daarna worden je gegevens vernietigd. Indien gewenst kun je altijd je gegevens inzien en/of je gegevens eerder laten verwijderen. Neem daarvoor contact met ons op via kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Aansprakelijkheid:

  • Deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek is geheel op eigen risico. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies en/of diefstal van kleding of persoonlijke bezittingen.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is beperkt aansprakelijk voor letsel en/of blijvende invaliditeit als gevolg van deelname aan het evenement voor zover deze schade niet is ontstaan door grove roekeloosheid of opzet door (vrijwilligers van) de stichting. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in het onderhavige geval uitkeert.

Zorg en veiligheid:

  • Er dient altijd minimaal één leider bij de groep aanwezig te zijn. Zorg ervoor dat je aanwezig bent voordat de eerste kinderen uit je groep er zijn, dat je ruim op tijd je groep compleet hebt en op tijd op de juiste locatie bent. Zo kunnen we iedere dag op tijd aan het programma beginnen. Voor de leiders is het verder niet toegestaan om aan het einde van de dag te vertrekken voordat alle kinderen uit de groep door hun ouders/verzorgers zijn opgehaald of als de organisatie hiervoor nog geen toestemming heeft gegeven.
  • Het is belangrijk dat je weet waar de kinderen van je groep gedurende de dag heen gaan. Ook wanneer een kind bijvoorbeeld even naar het toilet gaat. Mocht er tijdens de dag een ongelukje gebeuren, ga dan altijd even naar de EHBO.
  • Als er contact is met de ouders uit je groepje (bijvoorbeeld vanwege ziekte of EHBO), dan verloopt het contact altijd via de stafleden. Ook afwezigheid van kinderen dient altijd bij de stafleden te worden gemeld.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt tijdens het evenement voor voldoende drinken (water en ranja) en tussendoortjes. Leiders dienen zelf te zorgen voor een lunch.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt voor een veilige omgeving voor de deelnemende kinderen. Deze omgeving behoudt zich tot het door de stichting aangegeven gebied.
  • Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag worden niet getolereerd. Kindervakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers. Wij gaan ervan uit dat iedereen elkaar met respect behandelt. Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een leider de verdere deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek te ontzeggen. Ernstig gedrag wordt aangemerkt als: bedreiging en/of gebruik van geweld, het bewust verwonden/letsel toebrengen aan deelnemers of vrijwilligers, bewust aanbrengen van schade/vernielingen, wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld en onzedelijk betasten en/of aanranden (zie ook de Gedragscode voor vrijwilligers).
  • Je handelen als leider is in lijn met de gedragscode voor vrijwilligers die is opgesteld door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek. Met je inschrijving als leider geef je tevens aan kennis te hebben genomen van de gedragscode en deze te accepteren (zie Gedragscode voor vrijwilligers).
  • Wanneer je als vrijwilliger te maken krijgt met een vorm van ongewenst gedrag (van andere vrijwilligers, van kinderen of van ouders) kun je terecht bij de vertrouwenspersonen van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek (Ilse van Trier en Milou Uytdewilligen). Je kunt de vertrouwenspersonen aanspreken tijdens het evenement of contact met ze opnemen via vertrouwenkvwhilvarenbeek@gmail.com. Enkel de vertrouwenspersonen hebben toegang tot het account van het e-mailadres vertrouwenkvwhilvarenbeek@gmail.com. De vertrouwenspersonen gaan vertrouwelijk om met informatie over vrijwilligers en zullen zoeken naar een oplossing voor de probleemsituatie.
  • Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijde door zowel de kinderen als de vrijwilligers te worden opgevolgd.

Slecht weer:

  • Als je van de staf niets te horen krijgt, dan wordt er gewoon van je verwacht dat je ’s ochtends aanwezig bent op de afgesproken tijd. Kindervakantieweek kan best wel tegen een beetje regen. Als het weer te slecht is, hoor je van de staf wat we dan gaan doen.
  • Als het op de trimbaan ineens slecht weer wordt, moet je te allen tijde bij de kinderen blijven. De staf heeft een noodplan klaarliggen voor het geval we in een korte tijd alle kinderen moeten evacueren. Leiders moeten bij de kinderen blijven en zorgen dat de groep compleet en rustig blijft.

Ziekte:

  • Mocht je ziek zijn tijdens Kindervakantieweek, is dat natuurlijk ontzettend balen! Meld je altijd af als je ziek bent of onverhoopt niet kunt komen. Dit kan door een e-mail te sturen naar kvwhilvarenbeek@gmail.com of door te bellen naar het telefoonnummer dat op de informatieposter vermeld staat.

Roken:

  • In verband met bosbrandgevaar is het enkel toegestaan om te roken bij de keuken (en enkel tijdens de koffie- en theemomenten). Zorg er ook voor dat er altijd minimaal één leider bij de groep blijft.

Vernieling:

  • Het is de bedoeling dat alle materialen heel blijven. Dus ook de spelmaterialen en het bosinterieur. Zorg er ook voor dat de kinderen alles heel houden.

Telefoongebruik:

  • Kindervakantieweek staat in het teken van het plezier van de kinderen. Probeer zodoende het eigen telefoongebruik tot een minimum te beperken.
  • Zelf foto’s of video’s van de kinderen maken en/of delen via social media is verboden. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek heeft eigen fotografen die gedurende Kindervakantieweek foto’s maken. Deze foto’s zullen na afloop van Kindervakantieweek 2020 met de vrijwilligers worden gedeeld (zie kopje ‘PR’).

PR:

  • Met het inschrijven als leider geef je Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming dat er tijdens Kindervakantieweek door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek foto’s en andere beeldopnames van jou als vrijwilliger gemaakt mogen worden. Je gaat ermee akkoord dat de foto’s na afloop van Kindervakantieweek 2020 op de website van Kindervakantieweek Hilvarenbeek geplaatst mogen worden. De desbetreffende webpagina is beveiligd met een wachtwoord dat enkel de ouders van deelnemende kinderen en de vrijwilligers van Kindervakantieweek 2020 ontvangen. Je gaat er tevens mee akkoord dat we foto’s en andere beeldopnames openbaar mogen plaatsen en/of delen op onze website, Facebookpagina en Instagrampagina. We gebruiken daarbij geen foto’s waarbij de gezichten van kinderen en vrijwilligers herkenbaar zijn. Bij de foto’s van de kinderen en de vrijwilligers worden ook nooit namen vermeld. Indien je om bepaalde redenen bezwaar hebt tegen onze werkwijze rondom het maken van foto’s en andere beeldopnames, kun je contact met ons opnemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Slotbepaling:

  • Indien zich een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan zal het bestuur van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in deze een bindend besluit nemen naar de geest van deze algemene voorwaarden.