Algemene voorwaarden

Vanwege de gevolgen van het coronavirus, hebben wij helaas moeten besluiten dat Kindervakantieweek 2020 niet door kan gaan.


Deze algemene voorwaarden (voor de ouders/verzorgers) zijn opgesteld door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek en treden in werking per 6 maart 2020.

Algemeen:

  • De kinderen worden ingedeeld in heterogene groepen van ongeveer 11 kinderen. De groepen worden met de nodige zorg samengesteld; hierin kan niet worden geruild. De groepen blijven de hele week bij elkaar. Elke groep wordt begeleid door twee of drie leiders van minimaal 15 jaar oud.
  • Via het inschrijfformulier kunt u één of twee vriendjes of vriendinnetjes opgeven met wie uw kind(eren) graag in de groep wil(len) zitten. We proberen ze dan in één groep te plaatsen, maar kunnen niets beloven.
  • Kindervakantieweek Hilvarenbeek vindt plaats op de trimbaan aan het Groot Loo. We verzamelen elke ochtend bij de parkeerplaats van voetbalvereniging Hilvaria en we vertrekken vervolgens gezamenlijk op de fiets naar de trimbaan aan het Groot Loo. Vlak voor de zomervakantie ontvangt u een informatieposter met daarop de groepsindeling, vertrektijden en andere praktische weetjes. De leiders komen die poster persoonlijk bij u thuis afgeven, zodat er ook meteen een kennismaking is met uw kind(eren).
  • Het programma op de informatieposter wordt zoveel mogelijk aangehouden. Bij extreem slecht weer probeert Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorg te dragen voor een alternatief binnenprogramma. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek behoudt zich het recht voor om bij extreme omstandigheden het programma een dag(deel) in te korten of te annuleren.

Inschrijven:

  • Met het inschrijven van uw kind(eren) geeft u aan kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden, en deze te accepteren.
  • Uitsluitend Hilvarenbeekse basisschoolkinderen uit groep 3 tot en met groep 8 mogen deelnemen aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek.
  • Inschrijven kan van donderdag 2 april 2020 tot en met zondag 10 mei 2020.
  • Pas na de betaling van het inschrijfgeld is de inschrijving van uw kind(eren) definitief. Als de inschrijving succesvol is afgerond, ontvangt u binnen 24 uur een bevestigingsmail.
  • Ouders/verzorgers vullen het inschrijfformulier volledig en naar waarheid in. In geval van onjuistheden is Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek bevoegd om de inschrijving te ontbinden, zonder dat daaruit een verplichting tot restitutie van het inschrijfgeld of aansprakelijkheid voortvloeit.
  • Met het inschrijven van uw kind(eren) geeft u Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming om de volgende gegevens op te slaan: (a) uw naam, woonadres, e-mailadres en telefoonnummer; (b) de naam, het geslacht, de geboortedatum en de school en schoolklas van uw kind(eren); (c) de huisarts en bijzonderheden met betrekking de gezondheid van uw kind(eren). De gegevens bij (a) worden verzameld om contact op te kunnen nemen met u of uw kind(eren). De gegevens bij (b) worden verzameld ten behoeve van het maken van de groepsindeling (zie uitleg bij ‘Algemeen’). De gegevens bij (c) worden verzameld om de veiligheid en gezondheid van uw kind(eren) de waarborgen tijdens Kindervakantieweek. Uw gegevens worden tot en met 31 december 2020 bewaard op een beveiligde database (met twee-factor-authenticatie). Daarna worden uw gegevens vernietigd. Indien gewenst kunt u altijd uw gegevens inzien en/of uw gegevens eerder laten verwijderen. Neem daarvoor contact met ons op via kvwhilvarenbeek@gmail.com.
  • Enkel de stafleden hebben toegang tot de beveiligde database met uw gegevens. De leiders ontvangen op papier de namen, adressen en bijzonderheden van de kinderen uit de eigen groep en de telefoonnummers van de ouders/verzorgers uit de eigen groep. De EHBO’ers ontvangen tijdens Kindervakantieweek Hilvarenbeek informatie over de medische bijzonderheden van de kinderen. De hulpouders in de keuken ontvangen tijdens Kindervakantieweek Hilvarenbeek informatie over de bijzonderheden met betrekking tot de voeding van de kinderen; daarbij wordt enkel vermeld in welke groepen de desbetreffende kinderen zitten en worden geen namen vermeld. De gastgezinnen ontvangen voor de zomervakantie informatie over de bijzonderheden met betrekking tot de voeding van de kinderen uit de groep die komt eten; daarbij worden geen namen vermeld. De overige vrijwilligers van Kindervakantieweek Hilvarenbeek hebben geen toegang tot de gegevens van de ouders/verzorgers en de kinderen. Indien er een ongevallenverzekering wordt afgesloten, worden de naam en de geboortedatum van uw kind doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij (Interpolis). De gegevens worden verder niet verstrekt aan derden.

Annuleren / Uitschrijven / Afmelden:

  • Restitutie van het inschrijfgeld vindt slechts plaats indien het evenement om zwaarwegende redenen tenminste vier weken voor aanvang door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek wordt geannuleerd. Onder zwaarwegende redenen wordt onder meer elke omstandigheid verstaan die het doorgaan van het evenement duurzaam belemmert zoals het weigeren van een evenementenvergunning, het niet beschikbaar zijn of komen van de locatie et cetera.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is niet verplicht tot restitutie van het inschrijfgeld wanneer u de inschrijving van uw kind(eren) na de betaling annuleert. Als er nog geen kosten gemaakt zijn, proberen we u altijd zo goed mogelijk tegemoet te komen.
  • Als uw kind een dag(deel) niet kan komen, willen wij u vragen om dit uiterlijk één dag van te voren te melden via kvwhilvarenbeek@gmail.com. Op de dag zelf kunt u telefonisch contact met ons opnemen. Ons telefoonnummer staat vermeld op de informatieposter. Bij het minder dagen deelnemen vindt er geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.

Aansprakelijkheid / Zorg / Veiligheid:

  • De deelnemende kinderen zijn zelf verantwoordelijk voor de spullen (bekers, kleding et cetera) die zij tijdens het evenement bij zich hebben en/of dragen. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies en/of diefstal van kleding of persoonlijke bezittingen.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is beperkt aansprakelijk voor letsel en/of blijvende invaliditeit als gevolg van deelname aan het evenement voor zover deze schade niet is ontstaan door grove roekeloosheid of opzet door (vrijwilligers van) de stichting. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in het onderhavige geval uitkeert.
  • De ouders/verzorgers dienen er zorg voor te dragen dat de deelnemende kinderen deugdelijk voor ziektekosten en aansprakelijkheid zijn verzekerd.
  • Is uw kind of zijn uw kinderen niet verzekerd voor ongevallen? Het is mogelijk om via Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek een collectieve ongevallenverzekering voor die week af te sluiten (via het inschrijfformulier). De polis ligt ter inzage bij de organisatie. Let op: het kind blijft zelf risicoaansprakelijk.
  • Er is tijdens Kindervakantieweek te allen tijde minimaal één leider bij de groep aanwezig. Voor de leiders is het verder niet toegestaan om aan het einde van de dag te vertrekken voordat alle kinderen uit de groep door hun ouders/verzorgers zijn opgehaald of als de organisatie hiervoor nog geen toestemming heeft gegeven.
  • Tijdens het programma is er te allen tijde EHBO aanwezig.
  • De ouders/verzorgers zijn verplicht om bij de inschrijving bijzonderheden met betrekking tot de gezondheid van hun kind(eren) of eventuele andere relevante zaken, door te geven. Als een ouder/verzorger bij de inschrijving aan heeft gegeven dat zijn/haar kind gebruikmaakt van een geneesmiddel/zelfzorgmiddel, is de ouder/verzorger verplicht om de ‘Ouderverklaring verstrekking geneesmiddelen/zelfzorgmiddelen‘ in te vullen. De desbetreffende ouders/verzorgers ontvangen de ouderverklaring rond de start van de zomervakantie. Wij ontvangen dit formulier graag zo spoedig mogelijk retour, doch uiterlijk vrijdag 31 juli 2020, zodat wij bij eventuele vragen of onduidelijkheden nog kunnen reageren.
  • Indien er na de inschrijving iets verandert met betrekking tot de gezondheid van uw kind(eren) of eventuele andere relevante zaken, zijn de ouders/verzorgers verplicht dit door te geven aan de organisatie via kvwhilvarenbeek@gmail.com.
  • In geval het deelnemende kind behoefte heeft aan (acute) medische zorg zal Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek proberen in overleg met de ouders/verzorgers deze zorg te bieden. In die gevallen waarin het bieden van die zorg het overleg niet kan afwachten, is Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek bevoegd deze zorg te doen bieden zonder tussenkomst van de ouders/verzorgers.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt tijdens het evenement voor voldoende drinken (water en ranja) en tussendoortjes. Ouders/verzorgers dienen ervoor zorg te dragen dat de kinderen adequaat van een lunch zijn voorzien.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt voor een veilige omgeving voor de deelnemende kinderen. Deze omgeving behoudt zich tot het door de stichting aangegeven gebied.
  • Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag worden niet getolereerd. Kindervakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers. Wij gaan ervan uit dat iedereen elkaar met respect behandelt. Bij het niet naleven van de gestelde regels of wanneer storend of gevaarlijk gedrag ontstaat, zijn wij genoodzaakt de ouders/verzorgers hierover in te lichten. Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een kind de verdere deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek te ontzeggen. Ernstig gedrag wordt aangemerkt als: bedreiging en/of gebruik van geweld, het bewust verwonden/letsel toebrengen aan deelnemers of vrijwilligers, bewust aanbrengen van schade/vernielingen, wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld en onzedelijk betasten en/of aanranden.
  • Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijde door zowel de kinderen als de vrijwilligers te worden opgevolgd.

PR:

  • Met het inschrijven van uw kind(eren) geeft u Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming dat er tijdens Kindervakantieweek door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek foto’s en andere beeldopnames gemaakt mogen worden van uw kind(eren). U gaat ermee akkoord dat de foto’s na afloop van Kindervakantieweek 2020 op de website van Kindervakantieweek Hilvarenbeek geplaatst mogen worden. De desbetreffende webpagina is beveiligd met een wachtwoord dat enkel de ouders van deelnemende kinderen en de vrijwilligers van Kindervakantieweek 2020 ontvangen. U gaat er tevens mee akkoord dat we foto’s en andere beeldopnames openbaar mogen plaatsen en/of delen op onze website, Facebookpagina en Instagrampagina. We gebruiken daarbij geen foto’s waarbij de gezichten van kinderen en vrijwilligers herkenbaar zijn. Bij de foto’s van de kinderen en de vrijwilligers worden ook nooit namen vermeld. Indien u om bepaalde redenen bezwaar heeft tegen onze werkwijze rondom het maken van foto’s en andere beeldopnames, kunt u contact met ons opnemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.
  • Updates over het evenement worden op de website gepubliceerd en via social media (Facebook en Instagram) verspreid.

Gevonden voorwerpen:

  • Ouders/verzorgers hebben van maandag 17 augustus 16.00 uur tot en met zaterdag 22 augustus 12.00 uur de mogelijkheid om gevonden voorwerpen op te halen op de trimbaan aan het Groot Loo.

Vragen en/of opmerkingen:

  • Bij vragen en/of opmerkingen kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website www.kvwhilvarenbeek.nl of via kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Vrijwilliger bij Kindervakantieweek:
Indien u zich als ouder aanmeldt als vrijwilliger bij Kindervakantieweek, zijn er een aantal extra regels die u in acht dient te nemen.

  • Als u ergens tegenaan loopt of als u andere vragen heeft, kunt u tijdens Kindervakantieweek altijd iemand van de staf aanspreken. Dit kan voor zowel grote als kleine problemen. Graag zelfs! We zullen dan samen naar een passende oplossing zoeken. Heeft u, voorafgaand aan Kindervakantieweek, nog vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.
  • Deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek is geheel op eigen risico. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies en/of diefstal van kleding of persoonlijke bezittingen.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek is beperkt aansprakelijk voor letsel en/of blijvende invaliditeit als gevolg van deelname aan het evenement voor zover deze schade niet is ontstaan door grove roekeloosheid of opzet door (vrijwilligers van) de stichting. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in het onderhavige geval uitkeert.
  • Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek zorgt tijdens het evenement voor voldoende drinken (water en ranja) en tussendoortjes. Vrijwilligers dienen zelf te zorgen voor een lunch.
  • Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag worden niet getolereerd. Kindervakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers. Wij gaan ervan uit dat iedereen elkaar met respect behandelt. Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een vrijwilliger de verdere deelname aan Kindervakantieweek Hilvarenbeek te ontzeggen. Ernstig gedrag wordt aangemerkt als: bedreiging en/of gebruik van geweld, het bewust verwonden/letsel toebrengen aan deelnemers of vrijwilligers, bewust aanbrengen van schade/vernielingen, wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld en onzedelijk betasten en/of aanranden (zie ook de Gedragscode voor vrijwilligers).
  • Uw handelen tijdens de taken die u uitvoert als vrijwilliger is in lijn met de gedragscode voor vrijwilligers die is opgesteld door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek. Met uw inschrijving als vrijwilliger geeft u aan kennis te hebben genomen van de gedragscode en deze te accepteren (zie Gedragscode voor vrijwilligers).
  • Wanneer u als vrijwilliger te maken krijgt met een vorm van ongewenst gedrag (van andere vrijwilligers, van kinderen of van ouders) kunt u terecht bij de vertrouwenspersonen van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek (Ilse van Trier en Milou Uytdewilligen). U kunt de vertrouwenspersonen aanspreken tijdens het evenement of contact met ze opnemen via vertrouwenkvwhilvarenbeek@gmail.com. Enkel de vertrouwenspersonen hebben toegang tot het account van het e-mailadres vertrouwenkvwhilvarenbeek@gmail.com. De vertrouwenspersonen gaan vertrouwelijk om met informatie over vrijwilligers en zullen zoeken naar een oplossing voor de probleemsituatie.
  • Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijde door zowel de kinderen als de vrijwilligers te worden opgevolgd.
  • In verband met bosbrandgevaar is het enkel toegestaan om te roken bij de keuken (en enkel tijdens de koffie- en theemomenten).
  • Het is de bedoeling dat alle materialen heel blijven. Dus ook de spelmaterialen en het bosinterieur. Zorg er ook voor dat de kinderen alles heel houden.
  • Kindervakantieweek staat in het teken van het plezier van de kinderen. Probeer zodoende het eigen telefoongebruik tot een minimum te beperken.
  • Zelf foto’s of video’s van de kinderen maken en/of delen via social media is verboden. Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek heeft eigen fotografen die gedurende Kindervakantieweek foto’s maken. Deze foto’s zullen na afloop van Kindervakantieweek 2020 met de vrijwilligers worden gedeeld (zie kopje ‘PR’).
  • Met het inschrijven als vrijwilliger geeft u Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek toestemming dat er tijdens Kindervakantieweek door Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek foto’s en andere beeldopnames van u als vrijwilliger gemaakt mogen worden. U gaat ermee akkoord dat de foto’s na afloop van Kindervakantieweek 2020 op de website van Kindervakantieweek Hilvarenbeek geplaatst mogen worden. De desbetreffende webpagina is beveiligd met een wachtwoord dat enkel de ouders van deelnemende kinderen en de vrijwilligers van Kindervakantieweek 2020 ontvangen. U gaat er tevens mee akkoord dat we foto’s en andere beeldopnames openbaar mogen plaatsen en/of delen op onze website, Facebookpagina en Instagrampagina. We gebruiken daarbij geen foto’s waarbij de gezichten van kinderen en vrijwilligers herkenbaar zijn. Bij de foto’s van de kinderen en de vrijwilligers worden ook nooit namen vermeld. Indien u om bepaalde redenen bezwaar heeft tegen onze werkwijze rondom het maken van foto’s en andere beeldopnames, kunt u contact met ons opnemen via kvwhilvarenbeek@gmail.com.

Slotbepaling:

  • Indien zich een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan zal het bestuur van Stichting Kindervakantieweek Hilvarenbeek in deze een bindend besluit nemen naar de geest van deze algemene voorwaarden.